Gómez Consultores S.A.S (en adelante, La Firma), domiciliada en Bogotá D.C., con dirección física Carrera 13 No. 93 – 67 oficina 101 y dirección electrónica info@gomezlegal.co , es responsable de los Datos Personales que le suministren los Titulares.

En esta Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, Política de Tratamiento) se consagran las finalidades y el procedimiento para el Tratamiento de las Bases de Datos de La Firma, así como los mecanismos con los que cuentan los Titulares para conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir los datos suministrados o revocar la Autorización que se otorga con la aceptación de la Política de Tratamiento.

La autorización para el Tratamiento de los Datos Personales se da con la aceptación de la presente Política de Tratamiento. La celebración de contratos de trabajo o de prestación de servicios con La Firma, así como la postulación para suscribir estos contratos, implica la aceptación de los Titulares de la presente Política de Tratamiento.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, las expresiones en mayúsculas en la Política de Tratamiento tendrán el significado que aquí se les otorga. Cualquier diferencia que exista entre los términos aquí señalados y los establecidos en la Ley, se preferirán aquellos señalados en la Ley.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
• Datos Sensibles: Datos personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
• Titular o Titulares: Persona(s) natural(es) cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política de Traramiento, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento a que se refiere la presente Política de Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las Leyes que lo desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Está prohibido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de lo señalado en la Política de Tratamiento, de las disposiciones contenidas en la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no sean públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los Datos Personales tendrán los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y en esta Política de Tratamiento
• Conocer, sin ningún costo, los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Los demás que consagre la Ley.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Los Datos Personales son recolectados, almacenados, utilizados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados y gestionados de acuerdo con la finalidad que tenga cada tipo de Tratamiento.

La Firma dará Tratamiento a los Datos Sensibles según lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. La Firma podrá solicitar los Datos Sensibles que expresamente se requieran en cada Autorización.

Cuando se requiera el Tratamiento de Datos Sensibles, La Firma requerirá la Autorización expresa del Titular a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha Autorización. La Firma actuará con la mayor diligencia en el Tratamiento y no condicionará ninguna de sus actividades al suministro de aquellos.

Los datos relacionados con el estado de salud de los empleados o contratistas de La Firma son Datos Sensibles. Por tanto, de conformidad con la Ley, los Titulares no están obligados a suministrarlos o a autorizar su Tratamiento. De llegarse a suministrar estos datos y habiendo otorgado el correspondiente consentimiento, estos serán recopilados y tratados únicamente con la finalidad de mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo de enfermedades, particularmente, por la situación actual, de la pandemia ocasionada por el Covid-19.

En el evento de que La Firme recopile Datos Personales de menores de edad, La Firma actuará con la mayor diligencia en su Tratamiento y se asegurará de respetar los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Para ello garantizará el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes y de que su opinión sea escuchada y correctamente valorada.

Para el Tratamiento de Datos Personales de un menor de 18 años, La Firma requerirá la Autorización previa y expresa de los padres o tutor legal, según corresponda.

El Responsable del Tratamiento cumplirá con los siguientes deberes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la Ley:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Política de Tratamiento y en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información y adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política de Tratamiento.
• A solicitud del Titular, informar sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Las demás señaladas en la Ley.

La Firma dispondrá de mecanismos para que los Titulares, sus causahabientes, representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de cuáles Datos Personales reposan en las Bases de Datos de la Firma.

Las consultas podrán realizarse de manera electrónica al correo info@gomezlegal.co o a través de comunicación escrita radicada en la dirección física de La Firma Carrera 13 No. 93-67, oficina 101.

La solicitud será analizada para verificar la identificación del Titular. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular y no se acredita que el solicitante actúa en representación del Titular de conformidad con la Ley, la solicitud será rechazada. El Responsable o Encargado del Tratamiento suministrará a Los Titulares, sus causahabientes, representantes y/o apoderados toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta será atendida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular, sus causahabientes, representantes y/o apoderados que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta Política de Tratamiento o en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable o Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de contacto y acompañando los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante atienda la solicitud de información, La Firma entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo de este. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual, en ningún caso, podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La Firma manejará la información sujeta a Tratamiento con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso fraudulento o acceso por personas no autorizadas.

Así, Los Titulares autorizan expresamente a La Firma para que almacene sus datos personales de la forma y con las medidas de seguridad que considere más convenientes, pertinentes, útiles y adecuadas, teniendo como fundamento la prevalencia del principio de seguridad.

Dado que el derecho a revocar y suprimir los Datos Personales no es absoluto, el Responsable del Tratamiento puede negar el ejercicio del mismo cuando: (i) el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, (ii) la supresión de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas y/o (iii) los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular.

• Cumplir con las obligaciones comerciales, contables, laborales y civiles en el marco de relaciones contractuales que se tengan con La Firma.
• Conservar, administrar, enviar o publicar información en relación con actividades empresariales, comerciales, laborales, administrativas, publicitarias y sociales de La Firma.
• Gestionar la información para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales y contables de la Firma.
• Dar cumplimiento con los objetivos y resultados acordados con los clientes de La Firma, así como elaborar la facturación correspondiente.
• Cumplir con los procesos internos de la Firma en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Utilizar los Datos Personales para fines de mercadeo y comercialización de nuevos servicios o productos, así como envío de publicidad relacionada con servicios ofrecidos por La Firma.
• Verificación de información relativa a sanciones disciplinarias, administrativas o penales impuestas a contratistas o empleados de La Firma.
• Proteger la salud e integridad de los empleados, clientes y contratistas o proveedores de La Firma.
• Analizar posibles conflictos de interés de nuevos empleados, contratistas o clientes de La Firma, así como inhabilidades o incompatibilidades de los mismos.
• Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, con el fin de dar referencias laborales y/o profesionales sobre los Titulares.
• La socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales de La Firma, así como la difusión de casos exitosos de la Firma siempre que se cuente con la autorización expresa del cliente vinculado.
• La realización de análisis estadísticos, comerciales, estrategicos, financieros y sociales de La Firma.
• La transmisión y transferencia de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, caso en el cual, los terceros estarán obligados en los términos de esta Política de Tratamiento. Estos terceros pueden ser, entre otros, sujetos encargados de administrar el sistema de seguridad social, compañías aseguradoras o sujetos respecto de los cuales se presente una sustitución patronal o en donde La Firma ceda su posición contractual.
• Mantener y procesar los Datos Personales relacionados con el negocio del cliente en aras de ofrecer los servicios y productos que mejor se acomoden a sus necesidades.
• Las demás finalidades que determine La Firma con el fin de desarrollar y cumplir con su objeto social, así como ofrecer sus servicios y dar cumplimiento a las obligaciones contractuales, legales y regulatorias, siempre dentro de los parámetros establecidos en la Política de Tratamiento.